نظام ادارة المستندات عربي
هل ترون المشكلة داخل الصورة؟
هذه الصورة توضح لنا نصف المشكلة فقط وهى التراكم الكبير للأوراق. اما النصف الغير المرئي، هو الملفات الإلكترونية.
كلما ازداد ا عدد الملفات و الأشخاص الذين يستخدمونهم ، تصبح ادارتهم مشكلة كبيرة. و النتيجة هى إهدار للوقت وللمال في محاولة تخزين الملفات، تحديد مواقعهم، تأمينهم، السيطرة عليهم، أو محافظتهم.
أفضل طريقة لإدارة الملفات، وتوفير الكثير من الوقت والمال، هو استخدام نظام جيد لإدارة الملفات، و تصميم صحيح للعمل .
ما هو “أوبن كاي ام”؟
هو برنامج كمبيوتر ذو سعر منخفض لكن بكامل المواصفات و يحتوي على انظمة من عدة فئات مختلفة كنظام إدارة المستندات (DMS) وإدارة الوثائق (RMS) ونظام ٳدارة المحتوى (ECM) للمؤسسات الخ… “أوبن كاي أم” يساعد المستخدمين لدى الشركات والمؤسسات على تنظيم محتواهم الالكتروني في حواسيبهم وملفاتهم ومجلداتهم الورقية حيث يُمكٌن المستخدمين الذين لديهم صلاحيات البحث الوصول الى اللمعلومات خلال ثوانٍ.
إكْتَسَبَ “أوبن كاي أم” شعبية خلال السنوات الأخيرة. وفيما يلي بعض البيانات لـ أوبن كاي ام:
- اكثر من 30.000 تثبيت عالمياً.
- بلغ معدل تنزيل الشهري للتطبيق المفتوح اكثر من 7.000 نسخة.
- ترجم التطبيق الى 39 لغة.
- أكثر من 20.000 مستخدم للنسخة المفتوحة المصدر.
- 30 شريك في تطوير البرنامج.
- شركاء في كل القارات.
كيف يمتاز “أوبن كاي أم”عن نظام المجلدات لدى المستكشف ويندوز؟
في الحقيقة، يبدو “أوبن كاي أم” والمستكشف ويندوز بصرياً وسطحياً متشابهين، ويقومان بانشطة مماثلة كحفظ المجلدات ونسخها ونقلها من مكان الى اخر. ٳذ هنا ينتهي الشبه. وفيما يلي مثلين:
يقدم “أوبن كاي أم” عدة طرق لتنظيم الملفات اذ يمكن ٳضافة كلمات أساسية (Keywords)، فئات (Categories) و بيانات تعريف (Metadata) على الملف. بهذه الميزات يصبح الحاسوب مثل (Google) ولكنه محرك بحث داخلي. يمنكم او يمكن لزملائكم في العمل طباعة عدة كلمات وبرنامج “أوبن كاي أم” يحدد مكان الملف ويقوم بجلبه على الفور.
يسمح “أوبن كاي أم” للمستخدم بتأمين، ٳقفال أو سحب مستند لمنع تحريره من قبل الزملاء في الشركة أو حتى قراءته ومن ثم رفع الحظر عنه او ايداعه عند الحاجة. يتيح “أوبن كاي أم” إنشاء ٳصدارات (Versions) أوتوماتيكياً دون ان تقلقوا و تشغلوا أنفسكم وزملائكم في حفظ كل اصدار باسم مختلف وتتبعه.
الميزة الأكثر شهرة، وليست الأخيرة على الاطلاق، هي ميزة محرك سير العمل (Workflow). محرك سير العمل والأتمتة (Automation) تتيح للمستخدم تصميم مسار مستندات الشركة. على سبيل المثال، لا الحصر، ٳفترض ان الشركة تشترط على ان كل العروض التي تتجاوز مبلغاً مالياً معيناَ تُحالُ الى مسارٍ مختلف قبل ان تُرسلُ الى العميل. لنفترض ان فريق ٳنشاء العروض مولفٌ من ثلاثة موظفين. فسيتناقلون العرض ذهاباً وإياباً وسيتتبعون الٳصدارات المتتالية بواسطة أوبن كاي أم. وعند الانتهاء من العرض ترسل النسخة الاخيرة الى مدير القسم للموافقة. وعند الموافقة، يرسل العرض الى قسم الادارة القانونية للشركة للتأكد من استيفائه الشروط القانونية والتفصيلية. عندما يسلك المستند كل هذه الخطوات، يرسل الى العميل. فهنا يكون محرك سير العمل قد تتبع سير العرض مسجلاً توقيت نشاط كل مستخدم. وبهذا يكون محرك سير العمل قد حرص على ان العرض قد مر بالتدريج على كل الخطواط لاتمام المعاملة.
لمن يصلح “أوبن كاي أم”؟
يصلح لأي مستخدم أو أي مجموعة من المستخدمين الذين يتعاملون يوميا مع أعداد كبيرة من الملفات، سواء كانت مستندات إلكترونية (مستندات الحواسيب) أو الملفات الفعلية (الورقية). “التعامل مع الكثير من الملفات” يعني ٳنشاء ملفات، وإرسالها إلى الزملاء، إضافة ملاحظاتهم، إرسالها بالبريد الورقي أو بالبريد الإلكتروني، وتخزينها، وتحديد مكانها الخ… الملفات الالكترونية هي الملفات المتواجدة في الحاسوب مثل وورد أو وثائق إكسل والعروض التقديمية والبريد الإلكتروني والصور والأفلام وصور المستندات الممسوح ضوئيا وملفات بي دي أف (PDF)، والرسوم الهندسية، والعقود … أما الملفات الورقية، يمكن لـ”أوبن كاي أم” أن يقوم بتخزين الصور الممسوحة ضوئيا أو مجرد تخزين معلومات عنها، مثل معلومات عن موقعها الفعلي، أي مكان تواجد الملفات جنبا إلى جنب مع غيرها، ومعلومات عنها متصلة بهذه المجلدات مثل العنوان، والمؤلف، والتاريخ، أو أي معلومات التي تساعد “اوبن كاي أم” على اجراء عمليات البحث عنها.
متى نحتاج الى “اوبن كاي أم”؟
عندما يتضخم عدد الملفات المستخدمة كثيراً بحيث أنه من الصعب تتبعهم أو العثور عليهم، وبالإضافة إلى ذلك عندما يتضخم عدد المسخدمين، فسيكون هناك حاجة “أوبن كاي أم”.
كيف يمكن أن نتشارك؟
يمكن للمستخدم إما ان يتبنى “أوبن كاي أم” للاستفادة من خصائصه ويصبح بطلا في شركته، أو يمكنه أن يصبح شريكاً لنا لمساعدة العملاء اعتماده ويصبح بطلا. يمكن أن يصبح مطوراً للبرنامج عن طريق تحميل كود المصدر لـ”أوبن كاي أم”. وفي كلتا الحالتين، سوف يحب“أوبن كاي أم”. من السهل على أي شخص أن يبدأ باستعمال البرنامج من خلال توفير إصدارات مختلفة من “أوبن كاي أم”، بدءا من الإصدار المفتوح مجاناً إلى إصدارات المحترفين المدفوعة.
كيف يمكن أن نخدمكم؟
نحن في شركتنا كرياسوفت “Creyasoft” ما زلنا نستخدم “أوبن كاي أم” داخليا، ولمشاريع عملائنا لسنوات عديدة. لهذا نعرف كل مداخل ومخارج النظام. لقد أصبحنا الشريك الاستراتيجي لـ “أوبن كاي أم” لخدمة منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا (MENA).
أولى أدوارنا هي المساعدة في أخذ القرار ما إذا كان “أوبن كاي أم” يناسب عمل الشركة. وثم نقدم كل المساعدة اللازمة لجعل “أوبن كاي أم” يتسم بأعلى مستويات النجاح: نحن نساعد على تثبيته، والتحويل من النظام الحالي الى نظام “أوبن كاي أم”، وتدريب الموظفين الخاص بكم، وتطوير وحدات إضافية إذا لزم الأمر، وتوفير الدعم المستمر من خلال مركز “أوبن كاي أم” للدعم في جميع أنحاء العالم.
كيف يمكن ألاتصال بنا؟
للاتصال بنا الرجاء الضغط على الزر التالي او مكالمتنا اثناء اوقات العمل في بيروت لبنان على الرقم 961.1.565.225+ :